Online odosielanie dokladov účtovníkovi: Ako na to podľa slovenských zákonov?

V súčasnej digitálnej dobe je čoraz bežnejšie odosielanie dokladov účtovníkovi online. Tento spôsob šetrí čas, znižuje náklady na papier a logistiku a je navyše ekologický. V tomto článku sa pozrieme na pravidlá online odosielania dokladov a archivácie dokumentov v súlade s legislatívou.

Archivácia dokumentov podľa zákona:

Archivácia účtovných dokladov je neoddeliteľnou súčasťou správneho vedenia účtovníctva. Podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve musia byť účtovné záznamy uchovávané po stanovenú dobu:

Lehota na uchovávanie:

• Daňové doklady, Účtovné doklady  – minimálne 10 rokov podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty.

  
  

Formát archivácie:

Účtovné doklady môžu byť uchovávané:

• Elektronicky, ak je zabezpečená ich integrita, čitateľnosť a dostupnosť počas celej doby uchovávania.

• Fyzicky v papierovej podobe. Potreba riadne triediť, označiť a uložiť tieto dokumenty počas doby archivácie.

Je potrebné fyzicky archivovať doklady pokiaľ sú archivované digitálne?

Podľa súčastnej legislatívy nie je potrebná archivácia fyzickej podoby daňových a účtovných dokladov pokiaľ sú archivované digitálne.

Výhody digitalizácie a online komunikácie:

• Úspora času: Už žiadna strata času nosením dokladov osobne.

• Lepší prehľad: Elektronická evidencia umožňuje rýchle vyhľadanie potrebných dokladov.

• Nižšie náklady: Menej výdavkov na papier, toner a skladovanie.

• Ekologická stopa: Znižujete spotrebu papiera a chránite životné prostredie.

• Skladovateľnosť: Efektívne uloženie dokladov v digitálnom priestore šetrí veľké množstvo priestoru nakoľko nie je potrebné fyzicky triediť a uložiť tieto doklady.

Odosielanie dokladov účtovníkovi online je moderným a efektívnym riešením dnešnej doby, ktorý napomáha efektivné riadiť a spravovať účtovníctvo pre subjekty.