Prvý zamestnanec vo firme: Kompletný sprievodca od registrácií po nástup

Čo treba vybaviť pred zamestnaním prvého zamestnanca

Zamestnanie prvého zamestnanca prináša niekoľko administratívnych povinností, na ktoré by mal byť každý zamestnávateľ pripravený. Tieto kroky zahŕňajú predovšetkým registrácie na príslušné úrady a zabezpečenie prístupov, ktoré sú nevyhnutné pre správnu komunikáciu so štátnymi inštitúciami. V článku vám vysvetlíme, ako postupovať krok za krokom.

1. Registrácia v Sociálnej poisťovni

Každý zamestnávateľ je povinný zaregistrovať sa do Sociálnej poisťovne ešte pred prijatím prvého zamestnanca. Ide o nevyhnutnú podmienku pre plnenie povinností, ako je odvod poistného za zamestnancov. Postup je nasledovný:

• Podanie žiadosti o registráciu: Môžete ju podať osobne na príslušnej pobočke Sociálnej poisťovne alebo elektronicky cez portál www.slovensko.sk

• Splnomocnenie účtovníka: Ak využívate služby účtovníka alebo externej účtovnej firmy, odporúčame už pri registrácii vystaviť splnomocnenie. To umožní účtovníkovi zastupovať vás pri podávaní hlásení, registrácií zamestnancov a iných administratívnych úkonoch.

• Získanie prístupu na elektronickú komunikáciu: Sociálna poisťovňa umožňuje zamestnávateľom elektronickú komunikáciu cez ich e-Služby. Po registrácii získate prihlasovacie údaje, ktorými budete spravovať povinnosti zamestnávateľa.

2. Registrácia v zdravotnej poisťovni

Každý zamestnávateľ je povinný registrovať zamestnancov v zdravotnej poisťovni, v ktorej sú poistení (Dôvera, Union, Všeobecná zdravotná poisťovňa). Tento proces sa vykonáva individuálne podľa zdravotnej poisťovne zamestnanca. Ako na to:

• Identifikácia zdravotnej poisťovne: Zamestnávateľ musí zistiť, v ktorej zdravotnej poisťovni je zamestnanec registrovaný. Zamestnanec túto informáciu poskytne pri nástupe do práce.

• Podanie oznámenia o nástupe zamestnanca: Oznámenie o nástupe treba zaslať príslušnej zdravotnej poisťovni najneskôr do 8 dní od začiatku pracovného pomeru.

• Splnomocnenie účtovníka: Ak ste splnomocnili účtovníka na zastupovanie v Sociálnej poisťovni, odporúča sa to isté vykonať aj v prípade zdravotných poisťovní. Každá poisťovňa má svoje postupy pri udeľovaní elektronických prístupov.

3. Príprava zmluvy a legislatívnych náležitostí

Pred nástupom zamestnanca do práce je potrebné pripraviť pracovnú zmluvu, ktorá obsahuje všetky zákonom stanovené náležitosti, ako sú:

• Druh práce a miesto výkonu práce

• Výška mzdy a platové podmienky

• Dátum začiatku pracovného pomeru

• Pracovný čas a dĺžka dovolenky

Zároveň treba zamestnancovi zabezpečiť školenie o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci (BOZP) a pracovnú zdravotnú prehliadku, ak je to vyžadované.

4. Ďalšie povinnosti zamestnávateľa

Okrem registrácie v Sociálnej poisťovni a zdravotnej poisťovni treba splniť aj ďalšie povinnosti:

• Registrácia na daňovom úrade: Ak ešte nie ste registrovaný ako platiteľ dane zo závislej činnosti (zamestnaneckej dane), je potrebné sa registrovať.

• Mzdy a odvody: Zamestnávateľ je povinný každý mesiac spracovať mzdy, odvádzať dane a odvody do Sociálnej poisťovne a zdravotných poisťovní. Väčšina zamestnávateľov si na tento účel najíma účtovníka.

• Ohlasovacia povinnosť na úrade práce: Ak zamestnávate osoby so zníženou pracovnou schopnosťou, máte povinnosť to oznámiť úradu práce.

Odporúčanie: Zverenie agendy odborníkom

Príprava na zamestnanie prvého zamestnanca si vyžaduje dôkladné plánovanie a dodržanie legislatívnych postupov. Správne splnenie legislatívnych povinností vám ušetrí čas, energiu a eliminuje riziko pokút za administratívne chyby. Ak chcete mať istotu, že všetky povinnosti budú vybavené správne a načas, zverte správu mzdovej agendy profesionálom.